先把一个反常识的事说清楚：到场人数和发稿篇数，是两笔钱
甲方Brief里经常写“邀请30家媒体到场”，然后默认这30家都会发稿。不是的。我手上这几场的数据，到场转发稿的转化率大概在30%到55%之间，也就是到场30家，正常能出10到16篇稿子，其中原创可能只有3到5篇，剩下全是通稿转载。这个数字挺难看的，但它是真的。
要“到场”，你买的是车马费、伴手礼、餐饮、场地体验，按人头结算。要“发稿”，你买的是编辑关系和渠道位，按篇结算。这两件事的供应商经常不是同一批人。我见过活动公司把两者混在一起报价，甲方最后拿到一堆到场合影，百度搜品牌名只有两条结果，一条还是自己官网。
所以第一步不是找供应商，是先跟老板确认：这场发布会，KPI到底是“现场有记者”还是“网上有声音”。这两个答案会导出完全不同的预算结构，也会决定你后面找谁干活。
邀约分三批，别群发
群发邮件的到场率我实测过，15%到25%，而且来的多半是冲着车马费。一对一电话或者语音邀约，到场率能到70%到80%。差4倍，你多花的那点时间比车马费便宜多了。
我的节奏大概是这样：
- T-14天，核心媒体8到12家。这批是必须来的，主编或者资深记者级别，一个个打电话，把产品卖点、独家角度讲清楚。这批人你要给独家或者首发，别给他们通稿。
- T-7天，行业媒体、地方媒体、门户科技频道，微信加邮件双通道，附电子邀请函PDF，里面写明时间、地址、地铁几号线几号口、停车是否免费、有没有接驳车。
- T-2天，发确认函。确认函里必须有的东西：现场联系人手机号、媒体签到台位置、媒体证领取方式、Wi-Fi名称和密码、可拍摄区域和不许拍摄区域、议程时间表、采访间预约方式。少一样，现场就有人堵在门口给你打电话。
临时补一句，邀请函上写“敬请光临”不如写“下午1:30开始签到，2:00准时开始，迟到谢绝入场”。真的，写清楚时间能少一半迟到。
报价单：我今年实际走过的一些数
一线城市，不含税，仅供参考，每年都在涨。
| 项目 | 价格区间 | 备注 |
|---|---|---|
| 门户科技频道普通转载 | 150—400元/篇 | 不保证收录首页 |
| 垂直行业媒体原创 | 800—3000元/篇 | 看编辑是否愿意署名 |
| 央媒/党媒 | 3000—8000元/篇 | 标题一个字都不能改 |
| 地方都市报电子版 | 200—600元/篇 | 有些只发电子报不推首页 |
| 10万+粉丝自媒体 | 5000—20000元/篇 | 一定要看近30天阅读中位数 |
| 到场车马费 | 300—800元/人 | 央媒口径1000—2000 |
| 摄影单机位 | 2000—3500元/天 | 含基础调色，不含快剪 |
| 摄像三机位+导播 | 8000—15000元/天 | 含导播台、图传、Tally通话 |
| 速记 | 800—1500元/场 | 3小时内出稿 |
提醒一句，“保证收录”这四个字现在没人敢真保证。能承诺的是“发稿链接永久有效、30天内不掉”。如果对方拍胸脯说保证百度首页，你就当他在放屁，合同里也不会写进去的。
现场签到，我见过90%的活动都做错
第一条，签到台要分两条队：预约媒体一队，临时媒体一队。混在一起，预约的记者会觉得自己白预约了。第二条，用名片换媒体证，别让人手写填表，发布会现场拿笔填表的人，火气都很大。
媒体包里放什么，也有讲究。纸质通稿一定要有，很多跑会十几年的老记者还是习惯拿纸，你给他二维码他反而不看。再加一个U盘或者网盘链接，高清图和视频分开打包，图片控制在2000像素长边，别用微信传，微信压缩完细节全糊了。
采访间至少留2间，专访15分钟一轮，门口贴排期表，配上速记。我见过只留1间采访间的活动，两个媒体撞时间，最后谁都没采到，两家第二天都没发稿。
另外媒体证背面我一般会印上Wi-Fi密码和现场联系人手机号，这个成本几乎为零，但能救好几次急。
直播和网络，参数别瞎写
推流按1080p50、码率8到10Mbps走，备用线路用4G聚合，两个不同运营商的卡，别都用同一家。现场单独给媒体开一个SSID，别跟观众混在一起，每人限速给到20Mbps以上——不然记者传个1分钟的视频要5分钟，他就不发了，改发朋友圈。
图传千万别用2.4G频段，现场几百台手机把信道堵死，画面卡成PPT。有预算就走有线或者5G图传。还有，导播台的Tally和无线麦要提前一小时试，我吃过一次亏，开场前5分钟返送监听没声音，主持人上台才发现。
发稿和复盘
通稿1200到1500字，标题给3个备选，让编辑自己挑。发布会结束2小时内发第一批，24小时内发第二批。超过48小时，这事基本就凉了，没人再关心。
复盘表我固定统计这几个字段：邀约数、到场数、发稿数、原创数、转载数、收录数、7天阅读量中位数、负面评论占比。有一次我们发现某渠道发了20篇，阅读中位数不到80，第二年直接砍掉了这个渠道，省下来两万多。
我踩过的坑，都是钱
有一次把一位央媒记者安排在倒数第三排，第二天没稿子，后来才知道他坐那儿拍不到产品特写。还有一次伴手礼送充电宝，有位记者过安检被拦下来拆开检查，当场脸就黑了。最惨的一次是通稿里把续航参数写错成“18小时”，实际是8小时，三家媒体照抄，我们连夜发更正函，官网参数页也改了。
怎么判断一家媒体支持供应商靠不靠谱
问他四个问题：一，最近三个月同类型活动的到场名单能不能给我看，脱敏也行；二，摄影摄像是自有团队还是外包；三，发稿含不含收录监测报告；四，结算方式是预付还是验收后付。四个里有两个答不上来，基本可以换下一家了。
最后说一句我的偏见：媒体支持不是发通稿，是关系维护加流程管理。你指望一场发布会把记者变成你的粉丝，不现实；但你能做到的是，让来的每个人都不觉得白跑一趟。这个行业里，被记住比被报道重要。